Vikten av kommunikation i en välmående organisation

Jag är utbildad medie- och kommunikationsvetare och arbetar i dagsläget som kommunikatör i två olika organisationen, varav en är i Möjligheternas region. Med tanke på mitt yrke och min utbildning så är det egentligen inte så konstigt att min tes (nästan alltid) är kommunikation är ryggraden i en välmående organisation. Detta kan man applicera i vilken konstellation som helst: kommunala verksamheter, små företag, internationella affärsimperium, familjer, parrelationen och vänskapsrelationer. Fungerar inte kommunikationen, så kommer förmodligen det börja knaka i skarvarna.
Nu är jag så klart ganska partisk och jag kan tänka mig att andra som är verksamma i andra yrkeskategorier hävdar att deras område är det viktigaste för att få en fungerande organisation. Men nu är det jag som har ordet och försöker nu förklara varför kommunikation är det viktigaste vi har. Och hur man kan göra för att få ett välmående företag.

Internkommunikation

Internkommunikation är svårt att få till riktigt bra, och det tar tid innan man funnit organisationens rätta flöde. Vissa använder intranät, andra har ofta möten, det går att ha veckomöten via videolänk, det är många som använder Facebook-grupper och det finns också lite för många som inte gör något alls. Jag kan nog säga att jag har arbetat i organisationer som gjort allt detta. Andra framgångsrika, andra inte. Och det finns inget bra svar, bara för att ett påkostat intranät fungerar på en organisation, betyder det inte att det fungerar på alla. Men några punkter som jag tycker att man ska testa och utvärdera är:

• Konferenser, utbildningar och möten – behöver alla åka på allt? Oftast inte. Men den personen som åker bör hämta hem något till organisationen så inte tiden och pengarna från organisationen går till spillo. Skriv ner några rader på ett papper och ta upp vid nästa möte.
Viktigt för chefer och personer som ofta är på möten är att alltid vidarebefordra minnesanteckningarna/mötesanteckningarna till sin personal, så att de också får ta del av vad sagts.

• Veckomöten – lite krävande och krångligt att få till i början. Men det kan löna sig att lägga ner tid på. Det behövs inte mer än en timma i veckan, antingen via telefon, videokonferens eller fysiskt möte. Där får hela arbetslaget komma till tals och berätta om vad som kommer att hända under kommande vecka. Alla får också snabbt utvärdera hur föregående vecka gick. Detta är viktigt för alla medarbetare, för att få insikt i vad andra arbetar med, att få input från nya ögon och öron, att chefen får mer detaljkännedom om organisationens arbetsuppgifter och att man för förståelse för varandra.

• Intranät – avlastning för överfulla mejlkorgar. Många av oss, särskilt vi som jobbar på kontor har ofta överfulla inkorgar med mejl. Intranät kan då avlasta en hel del. Till exempel en kollega vill fråga hela organisationen om råd, istället för att skicka ett massmejl till arbetsgruppen läggs frågan ut på intranätet, den som kan svara på frågan får då svara i rätt tråd och under tiden den känner att hen har tid. Gällande intranät finns det en enorm uppsjö, från stora påkostade system till att skapa en Facebook-grupp för arbetsteamet.

Det jag vill ha sagt är:

God kommunikation är svårt att värdera i pengar. Men anta att organisationen kan behålla EN medarbetare per år p.g.a. god internkommunikation (att personen ökad delaktighet i organisationen o.s.v.), och jämför det mot vad det kostar att rekrytera och anställa en ny.